Diese Seite gibt Auskunft über

• Dienstaufnahme einschließlich Infopaket
• Wissenstransfer
• Arbeitsplatzausstattung und Finanzen
• Dienstanweisung, Arbeitskonzept, Evaluierung

Anstellungsträger sollten u.a. folgende Fragen vor Arbeitsbeginn der neuen Mitarbeiterin geklärt haben:

• Wie wird die Anstellung der neuen Mitarbeiterin angekündigt (Gemeindebrief, Webseite, Presse, Gottesdienst usw.)?
• Wer übernimmt die persönliche Begrüßung und Einführung am ersten Arbeitstag sowie die Begleitung in den ersten Dienstwochen?
• Wie sieht der Einarbeitungsplan aus?
• Wem soll die neue Mitarbeiterin vorrangig vorgestellt werden und welche Personen, Gruppen und Gremien planen ein gegenseitiges Kennenlernen?
• Wie, wann und durch wen findet die Einführung im Gottesdienst statt?
• Welche schriftlichen Unterlagen und Dokumentationen sollen der Mitarbeiterin zu Dienstantritt vorliegen?

Mitarbeitende benötigen für einen gelingenden Start die erforderlichen Rahmenbedingungen. Sie müssen die für sie relevante Infrastruktur und die Menschen kennen lernen, mit denen sie weiter zu tun haben werden.

Der neu angestellten Mitarbeiterin soll in den ersten Wochen eine sachkundige Person zur Seite stehen, die sie mit relevanten Personen und Gepflogenheiten vertraut macht. Bewährt hat sich eine Liste mit Punkten, die entsprechend abgearbeitet wird. Hierbei können die Punkte des folgenden "Infopaketes: Stichworteliste“ hilfreich sein.

Anstellungsträger zeigen so auch, dass die Mitarbeiterin willkommen ist und ihr Wertschätzung entgegengebracht wird.
 
Infopaket: Stichworteliste im Kontext der Anstellung

Bei Anstellung in einer Kirchengemeinde sollte der neuangestellten Mitarbeiterin folgendes bekannt werden:

• Leitbild, Konzeption der Kirchengemeinde
• Größe der Gemeinde
• Geistliche Prägung der Gemeinde
• Altersstruktur
• Evangelischer Anteil an der Gesamtbevölkerung im Ort / Stadtteil
• Einrichtungen und Dienstleistungen, die zur Kirchengemeinde gehören
• Zusammensetzung und Größe des Presbyteriums
• Welche Ausschüsse und weitere Gremien gibt es
• Gruppen in der Gemeinde
• Personen, die über die Funktionsträger hinaus in der oder für die Gemeinde eine Rolle spielen
• Zahl und Zusammensetzung der Ehrenamtlichen
• Weitere beruflich Mitarbeitende
• Welche Räume stehen zur Verfügung
• Absprachen über Arbeitsabläufe
• Dienstbesprechungen / Koordinierungstreffen
• Gepflogenheiten und Traditionen in der Gemeinde
• Soziale Milieus in der Gemeinde
• Gemeindliche Schwerpunkte
• Bisherige Schwerpunkte im Arbeitsfeld
• Öffentliche Reputation der Gemeinde
• Beziehungen zu außerkirchlichen Institutionen
• Ansprechpartner bei der Stadt, bei Schulen im Einzugsbereich der Gemeinde, der Diakonie u.a.
• Welche Finanzmittel stehen zur Verfügung
• Gibt es Fundraising, Kirchgeld, Fördervereine
• Büroorganisation und Aktenplan
• Wissenstransfer vom Vorgänger / von der Vorgängerin
• Berührungspunkte und Zusammenarbeit mit Nachbargemeinden
• Traditionen in der Zusammenarbeit
• An welchen Stellen ist Rücksicht gegenüber den Nachbargemeinden geboten
• Verbindliche bzw. verpflichtende übergemeindliche Arbeitskreise / Gremien
• Verteilung der sozialen Milieus in der Stadt, im Stadtteil, im Dorf
• Wichtige Arbeitgeber im Ort
• Wohnbedingungen (Einfamilienhäuser, Wohnblocks)
• Weitere –bedeutende- Konfessionen
• Soziale Einrichtungen
• Schlüsselpersonen im Ort, Ortsteil,
• Zuwanderer- / Migrantenanteil
• Einkommensschnitt

Bei Anstellung im Kirchenkreis sind zu vielen Fragestellungen Analogien vorhanden.

Besonderes Augenmerk liegt hier

• auf  der personalen Infrastruktur ( who is who ) im Kirchenkreis und der Verwaltung
• auf Informationen über –weitere- Arbeitsschwerpunkte im Kirchenkreis
• auf zu erwartende Entwicklungen, Aufgaben und Probleme
• auf die konkreten Erwartungen / Aufgaben (seitens der Superintendentin / des Superintendenten/des Kreissynodalvorstandes)
• auf zu umgehende (drohende oder mögliche) „Fettnäpfchen“
• auf fachliche Ansprechpartner/innen zwecks Beratung

Die Probezeit sollte ernsthaft als Zeitraum erachtet werden, in dem beide Partner/innen feststellen, ob sie zueinander in Konzeption, Mentalität und Praxis passen. Ist das nicht der Fall, gilt unter Beachtung der Fürsorgeverpflichtung der Satz: Lieber ein Ende mit Schrecken, als ein Schrecken ohne Ende.

Nicht früher als einen Monat nach Dienstantritt, spätestens aber unmittelbar nach der Probezeit wird die Mitarbeiterin in einem Gottesdienst gemäß agendarischer Ordnung eingeführt. Der ordnungsrechtliche Rahmen ist im Art. 44(3) der Kirchenordnung und in § 14(3) der VSBMO festgelegt.

Ausscheidende Mitarbeiterinnen sollten vor Beendigung ihres Dienstes aufgefordert werden, besonders ihr Infrastrukturwissen und ihr Wissen um fachliche wie dienstrechtliche Abläufe für die Nachfolgerin zu verschriftlichen.

Orientierungsfragen (können als Checkliste dienen):

• Welche Räume und Arbeitsmittel stehen zur Verfügung (Hierzu gehört auch eine vollständige Inventarliste)?
• Welche Finanzmittel standen / stehen zur Verfügung und wie setzen sie sich zusammen?
• Welche Informationen und Daten sind wo gelagert (Aktenplan, Datensicherung mit Zugangsdaten)?
• Welches waren die bisherigen Arbeitsschwerpunkte?
• Was macht das Profil der Arbeit / des Hauses aus?
• Welche ehren- und nebenamtlich Mitarbeitenden gibt es (Auflistung enthält Namen, Kontaktdaten, Einsatzbereiche, besondere Gaben und Fähigkeiten)
• Welche Menschen sind wichtige binnen- und ausserkirchliche AnsprechpartnerInnen (auch hier dient eine Auflistung mit den Rubriken Name, Institution/Bereich, Kontaktdaten, Zusammenhang der ausreichenden Information)?

Für eine umfangreichere Dokumentation bietet die Stichworteliste (s. Infopaket) Orientierung.

Eine gemeindepädagogische Fachkraft mit vollem Stellenumfang erfordert derzeit den Einsatz von 40.000,- bis 60.000,- Euro Personalkosten. Von dieser Mitarbeiterin kann dann eine gute, fachgerechte und effektive Arbeit erwartet werden, wenn ihr die dafür erforderliche Infrastruktur zur Verfügung gestellt wird. Dazu zählt auch ein eigener Arbeitsplatz mit Telefon, Computer, Drucker und Internetanschluss (s.a. § 17 VSBMO). Und es muss ein Budget an Sachmitteln zur Verfügung stehen, dass im Umfang der Aufgabenstellung entspricht. Beispiel: Ein Jahresetat z.B. in Höhe von 1000,- Euro für die Gestaltung einer lebendigen gemeindlichen Jugendarbeit in vier Pfarrbezirken ist möglicherweise unterfinanziert.

Die Mitarbeiterin bekommt gemäß § 15 Abs. 2 VSBMO eine schriftliche Dienstanweisung. Sie beinhaltet dienstrechtliche Aspekte  -Dienstvorgesetzte, Fachaufsichtsführende- und die Aufgabenbeschreibung des Dienstauftrags. Die VSBMO enthält eine Musterdienstanweisung. Beispiele von Dienstanweisungen finden sich unter A - Z / Dienstanweisungen.

Die Fachaufsicht muss an eine konkrete Person bzw. Funktion (z.B. Vorsitzende des Jugendausschusses) gekoppelt sein.

Nach angemessener Einarbeitungszeit von etwa zwei Monaten legt die Mitarbeiterin im Wissen um die Gemeindekonzeption bzw. Kirchenkreiskonzeption ein Arbeitskonzept vor, dass in den zuständigen Gremien abgestimmt wird. Danach richtet sie ihre Arbeitsziele aus. Orientierungshilfe bietet das Menü Konzeptbausteine auf unserer Webseite.
 
Die Evaluierung der gesetzten Ziele geschieht in der Regel über das Instrument des Mitarbeitendengesprächs. Orientierungshilfe bietet folgende Webseite: http://www.evangelisch-in-westfalen.de/fileadmin/ekvw/dokumente/broschueren/arbeitshilfe_1_2007.pdf

Das „Regelmäßige Mitarbeitendengespräch“ darf nicht mit einem Dienstgespräch verwechselt oder vermischt werden.

Eine Fachevaluierung sollte im zuständigen Gremium, z.B. dem Jugendausschuss oder Ausschuss für gemeindepädagogische Dienste geschehen. Hier werden Arbeitsziele vereinbart. Dabei geht um die Frage, welche Rahmenbedingungen und Teilaspekte im Sinne der Ziele, der Effektivität und Effizienzsteigerung verändert oder verbessert werden sollen, welche Projekte weiterverfolgt werden sollen, welche nicht.